5 Aufgaben in der Immobilienverwaltung, die ein KI-Mitarbeiter selbst übernimmt

Fünf Aufgaben, die ein KI-Mitarbeiter selbst übernimmt

In Immobilienverwaltungen kommen jeden Tag dieselben Aufgaben rein. Schadensmeldungen, Mieter-Mails, Handwerker-Beauftragungen, Termine, Abrechnungs-Rückfragen. Hier fünf Workflows, die Taabit selbständig erledigt — mit Audit-Log und Bestätigungs-Schritt dort, wo Geld oder Verträge im Spiel sind.

1. Schadensmeldung erfassen + Handwerker beauftragen

Mieter-Mail: "Wasserschaden in Wohnung 3B, Bahnhofstrasse 12, kommt heute durch die Decke."

Taabit: Schadensmeldung #SM-2026-118 erfasst, Sanitär Keller AG (Vertragspartner für Liegenschaft) per Mail beauftragt, Mieter mit Termin-Vorschlag (heute 16:00) informiert. Hausverwaltung im CC, Kostenrahmen <800 CHF im Vertrag freigegeben — Bestätigung beim Verwalter nur bei höheren Kosten.

Vorher: Telefonat mit Mieter, Kollege fragen wer der richtige Handwerker ist, Mail an Handwerker, Mail an Mieter, Notiz im System. 25 Minuten. Mit Taabit: 90 Sekunden, alles im System protokolliert.

2. Mieter-Mails beantworten

Mieter-Mail: "Was ist die Kündigungsfrist meines Vertrags?"

Taabit: Antwortet basierend auf Mietvertrag (3 Monate, jeweils auf gesetzliche Termine), erinnert an die korrekte Vorgehensweise bei eingeschriebener Sendung. Verwalter sieht den Entwurf — Klick zum Versenden.

Klassische Mieter-Anfragen (Heizung, Lärm, Mietzins, Kündigung) werden mit Verweis auf den Vertrag direkt beantwortet. Eskalation an die Verwaltung nur bei wirklich neuen Sachverhalten.

3. NK-Abrechnungs-Rückfragen klären

Mieter-Mail: "Warum sind meine Heizkosten dieses Jahr 30 % höher?"

Taabit: Zieht NK-Abrechnung 2024 vs. 2025 aus dem Verwaltungssystem, vergleicht Verbrauchswerte, ordnet die Differenz dem Heizöl-Preisanstieg zu (Quelle: Energieversorger-Bestätigung), formuliert Antwort mit Tabelle. Verwalter prüft 30 Sekunden.

4. Termine planen + Wohnungsabnahmen koordinieren

Auftrag: "Plane die Wohnungsabnahme Müller (3B) — neuer Mieter, alter Mieter, Verwalter."

Taabit: Termine aus Outlook-Kalendern abgleichen, drei Slots vorschlagen, per Mail an alle drei senden, nach Bestätigung in den Kalender eintragen, Reminder 24h vorher. Inklusive Abnahme-Checkliste als Anhang.

5. Handwerker-Briefing automatisch

Wöchentliches Briefing: Welcher Handwerker hat freie Kapazität, was hat er zuletzt gemacht, welcher Vertrag gilt für welches Objekt? Taabit zieht es aus dem ERP und liefert das Briefing per Slack oder Telegram an die Disposition — jeden Montag um 7:30.

Spareffekt im Verwaltungs-Team

Eine 5-köpfige Verwaltung mit 200 Wohnungen verarbeitet typischerweise 50–80 Mieter-Anfragen pro Woche, 15–25 Schadensmeldungen, 8–12 Termine. Wenn Routine-Mails und Standard-Beauftragungen ans System wandern: 18–25 Stunden gesparte Zeit pro Woche im Team.

Bei einem Stundensatz von 75 CHF im Verwaltungsteam: 70'000–90'000 CHF zurückgewonnene Kapazität pro Jahr — bei besserer Mieter-Erfahrung (kürzere Reaktionszeiten).

Was Taabit NICHT autonom tut

• Mietverträge unterzeichnen — bleibt beim Verwalter
• Kündigungen aussprechen — bleibt beim Verwalter
• Einsprachen oder rechtliche Schritte — bleibt beim Verwalter
• Beträge >Vertragslimit beauftragen — Bestätigung erforderlich

Routinen automatisch, Verantwortung beim Menschen. Audit-Log für jede Aktion, Rollback in einem Klick.

Fazit

In der Immobilienverwaltung sind die zeitfressendsten Aufgaben oft die einfachsten — Mails, Anrufe, Routine-Beauftragungen. Genau dort übernimmt ein KI-Mitarbeiter sicher und nachvollziehbar. Das Verwaltungsteam fokussiert sich auf Vertrags-Verhandlungen, Eigentümer-Beziehungen und komplexe Schadensfälle.